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Facturation

Du brouillon à la facture QR

Le module de facturation forme l'aboutissement de tous les processus commerciaux opérationnels. Il regroupe les prestations fournies, les matériaux et les dépenses et crée des factures juridiquement valables avec Swiss QR-Bill. Avec groupes de lignes, plusieurs taux de TVA, flux de statuts et principe d'instantané pour des documents conformes.

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  • Groupes de lignes

  • Facture QR suisse

  • Calcul de la TVA

  • Flux de statuts

  • Principe d'instantané

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  • Groupes de positions & sources
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Groupes de positions & sources

Les lignes de facture peuvent être structurées en groupes – par exemple Web Development, Hébergement & Infrastructure ou Consulting. Chaque groupe possède un titre, une description optionnelle et un sous-total. Les lignes sans groupe apparaissent sans en-tête. Les lignes peuvent être reprises depuis différentes sources : depuis le suivi du temps pour les projets au tarif horaire (Hourly), depuis les positions du devis pour les projets à prix fixe (Fixed Price) – y compris la gestion du statut de facturation – ainsi que depuis Service, depuis Matériau ou comme ligne manuelle sans référence aux données de base. Ainsi, la création de factures reste flexible et s'adapte au modèle de facturation du projet.

02

Facture QR suisse

FlowBill prend en charge le standard officiel suisse de facture QR. La section de paiement QR est automatiquement insérée en bas du PDF de facture lors de la finalisation – avec bénéficiaire du paiement, IBAN ou QR-IBAN, référence, montant de la facture et code QR suisse. La condition préalable est l'activation de la facture QR dans les paramètres de l'organisation et des informations de paiement valides. Les factures générées sont compatibles avec les banques suisses et les systèmes d'e-banking.

03

Calcul de la TVA

FlowBill prend en charge plusieurs taux de TVA au sein d'une même facture – par exemple 8,1 % pour le conseil, 2,6 % pour les livres ou 0 % pour l'export. La taxe est calculée par ligne puis regroupée par taux d'imposition. Les organisations en dessous du seuil légal de TVA peuvent travailler entièrement sans TVA – le taux d'imposition est automatiquement fixé à 0 % et aucune ligne de TVA n'apparaît sur la facture.

04

Flux de statuts

Chaque facture passe par un cycle de vie défini : Brouillon, Ouvert, Partiellement payé, Payé, En retard et Annulé. Le numéro de facture n'est attribué qu'à la finalisation – ainsi aucun trou n'est créé par les brouillons abandonnés. Les factures déjà finalisées ne peuvent pas être modifiées, mais seulement annulées. Les paiements et paiements partiels peuvent être saisis manuellement par facture – avec date de paiement, montant, méthode de paiement et référence optionnelle. Le statut de paiement est calculé automatiquement et ne peut pas être modifié manuellement.

05

Principe d'instantané

Lors de la finalisation, toutes les informations pertinentes pour la facturation sont copiées durablement – nom du client, adresse, désignations des services, prix unitaires, taux de TVA et lignes. Après la finalisation, il n'y a plus de connexion en direct avec les données de base. Les modifications des clients, services ou matériaux n'influencent jamais les factures déjà créées. Le PDF est créé exactement une fois et stocké dans le storage. Ainsi, les factures historiques restent conformes et inchangées.

06

Factures récurrentes

Les factures récurrentes automatisent la facturation de forfaits de services périodiques – comme les forfaits d'hébergement annuels, les redevances mensuelles ou les contrats de maintenance trimestriels. Un modèle génère à intervalles définis une nouvelle facture avec le statut Brouillon, qui est vérifiée et finalisée avant l'envoi. Des fréquences mensuelles, trimestrielles et annuelles sont prises en charge avec intervalle optionnel. Le contrôle reste toujours auprès de l'utilisateur.

Formules & limites

La facturation est disponible dans toutes les formules – avec des limites différentes. Factures récurrentes dès Starter.

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