Rechnungsstellung

Vom Entwurf zur QR-Rechnung

Das Rechnungsmodul bildet den Abschluss aller operativen Geschäftsprozesse. Es fasst erbrachte Leistungen, Materialien und Spesen zusammen und erstellt daraus rechtssichere Rechnungen mit Swiss QR-Bill. Mit Positionsgruppen, mehreren MWST-Sätzen, Status-Workflow und Snapshot-Prinzip für revisionssichere Dokumente.

FlowBillRechnungenQR-Bill & PDF
  • Positionsgruppen

  • Swiss QR-Rechnung

  • MWST-Berechnung

  • Status-Workflow

  • Snapshot-Prinzip

  • Wiederkehrende Rechn.

  • Positionsgruppen & Quellen
  • Swiss QR-Rechnung
  • MWST-Berechnung
  • Status-Workflow
  • Snapshot-Prinzip
  • Wiederkehrende Rechnungen
01

Positionsgruppen & Quellen

Rechnungspositionen können in Gruppen strukturiert werden – beispielsweise Web Development, Hosting & Infrastruktur oder Consulting. Jede Gruppe besitzt einen Titel, eine optionale Beschreibung und eine Zwischensumme. Positionen ohne Gruppe erscheinen ohne Header. Die Positionen können aus verschiedenen Quellen übernommen werden: aus Zeiterfassung bei Aufwandprojekten (Hourly), aus Offertenpositionen bei Fixpreisprojekten (Fixed Price) – inklusive Verwaltung des Verrechnungsstatus – sowie aus Service, aus Material oder als manuelle Position ohne Stammdatenbezug. So passt sich die Rechnungserstellung flexibel an das Billing Model des Projekts an.

02

Swiss QR-Rechnung

FlowBill unterstützt den offiziellen Schweizer QR-Rechnungsstandard. Die QR-Zahlungssektion wird beim Finalisieren automatisch am unteren Bereich des Rechnungs-PDFs eingefügt – mit Zahlungsempfänger, IBAN oder QR-IBAN, Referenz, Rechnungsbetrag und Swiss QR-Code. Voraussetzung sind aktivierte QR-Rechnung in den Organisationseinstellungen und gültige Zahlungsinformationen. Die erzeugten Rechnungen sind mit Schweizer Banken und E-Banking-Systemen kompatibel.

03

MWST-Berechnung

FlowBill unterstützt mehrere Mehrwertsteuersätze innerhalb derselben Rechnung – beispielsweise 8.1 % für Beratung, 2.6 % für Bücher oder 0 % für Export. Die Steuer wird pro Position berechnet und anschliessend nach Steuersatz gruppiert. Organisationen unterhalb der gesetzlichen MWST-Grenze können vollständig ohne Mehrwertsteuer arbeiten – der Steuersatz wird automatisch auf 0 % gesetzt und es erscheinen keine MWST-Zeilen auf der Rechnung.

04

Status-Workflow

Jede Rechnung durchläuft einen definierten Lebenszyklus: Entwurf, Offen, Teilweise bezahlt, Bezahlt, Überfällig und Storniert. Die Rechnungsnummer wird erst beim Finalisieren vergeben – dadurch entstehen keine Lücken durch verworfene Entwürfe. Bereits finalisierte Rechnungen können nicht bearbeitet, sondern nur storniert werden. Zahlungen und Teilzahlungen lassen sich pro Rechnung manuell erfassen – mit Zahlungsdatum, Betrag, Zahlungsmethode und optionaler Referenz. Der Zahlungsstatus wird daraus automatisch berechnet und kann nicht manuell geändert werden.

05

Snapshot-Prinzip

Beim Finalisieren werden sämtliche abrechnungsrelevanten Informationen dauerhaft kopiert – Kundenname, Adresse, Servicebezeichnungen, Einzelpreise, MWST-Sätze und Positionen. Nach der Finalisierung besteht keine Live-Verbindung mehr zu den Stammdaten. Änderungen an Kunden, Services oder Materialien beeinflussen bereits erstellte Rechnungen niemals. Das PDF wird genau einmal erstellt und im Storage gespeichert. Dadurch bleiben historische Rechnungen revisionssicher und unverändert.

06

Wiederkehrende Rechnungen

Wiederkehrende Rechnungen automatisieren die Abrechnung periodischer Service-Pakete – wie jährliche Hosting-Pakete, monatliche Retainer oder quartalsweisen Wartungsverträgen. Ein Template generiert in definierten Abständen eine neue Rechnung im Status Entwurf, die vor dem Versand geprüft und finalisiert wird. Unterstützt werden monatliche, quartalsweise und jährliche Frequenzen mit optionalem Intervall. Die Kontrolle bleibt dabei stets beim Benutzer.

Pläne & Limits

Rechnungsstellung ist in allen Plänen verfügbar – mit unterschiedlichen Limits. Wiederkehrende Rechnungen ab Starter.

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