Kundenverwaltung

Das Fundament deines Geschäfts

Kunden bilden die Grundlage aller Geschäftsprozesse in FlowBill. Sie verbinden Projekte, Zeiterfassung und Rechnungen an einem zentralen Ort. Einfach erfassen, intelligent suchen und jederzeit den Überblick behalten.

Alle Funktionen

KundenverwaltungAlles an einem Ort

Zentrale Stammdaten
Duplikat-Erkennung
Verrechnungsdaten

Suche & Filterung
Kundendetail mit Tabs
Lifecycleverwaltung

Zentrale Stammdaten
Duplikat-Erkennung
Verrechnungsdaten
Suche & Filterung
Kundendetail mit Tabs
Lifecycleverwaltung

Zentrale Stammdaten

Alle kundenbezogenen Informationen an einem Ort: Firmenname, Adresse, Kontaktinformationen und interne Notizen. Einmal erfasst, stehen sie allen Modulen automatisch zur Verfügung – Projekte, Zeiterfassung und Rechnungen greifen auf dieselben Stammdaten zu. Das verhindert redundante Datenpflege und stellt sicher, dass Änderungen an einer zentralen Stelle alle nachgelagerten Prozesse erreichen. Historische Dokumente wie bereits erstellte Rechnungen bleiben dabei unverändert und bewahren ihre ursprünglichen Daten.

Duplikat-Erkennung

Bereits während der Eingabe eines neuen Kunden prüft FlowBill anhand von Firmenname, E-Mail-Adresse oder Mehrwertsteuernummer auf ähnliche Einträge. Du erhältst sofort einen Hinweis auf mögliche Duplikate und entscheidest selbst, ob der Kunde neu angelegt oder ein bestehender verwendet wird. So bleibt die Kundenbasis sauber und konsistent – ohne versehentliche Doppelanlagen, die später zu Verwirrung bei Rechnungen oder Projekten führen.

Verrechnungsdaten

Adresse und steuerrelevante Angaben wie die Mehrwertsteuernummer werden zentral pro Kunde gepflegt. Die Geschäftsadresse dient standardmässig als Rechnungsadresse und fliesst direkt als Rechnungsempfänger in die QR-Rechnung ein. Änderungen an den Verrechnungsdaten gelten für alle zukünftigen Rechnungen, während bereits erstellte Rechnungen ihre ursprünglichen Daten unverändert beibehalten. So bleibt die rechtliche Nachvollziehbarkeit jederzeit gewährleistet.

Suche & Filterung

Die Suche liefert bereits beim Tippen sofortige Treffer – durchsucht werden Firmenname, Kundennummer und Ort. Standardfilter wie Aktiv, Inaktiv, Archiviert, Land, Kunden mit offenen Rechnungen oder Kunden mit aktiven Projekten schränken die Liste gezielt ein. Alle relevanten Spalten lassen sich sortieren, standardmässig alphabetisch nach Firmenname. Auch bei grossen Datenmengen bleibt die Suche performant und verzögerungsfrei.

Kundendetail mit Tabs

Jede Kundenseite bietet Tabs für Übersicht, Kontakte, Projekte und Rechnungen. So siehst du auf einen Blick die gesamte Geschäftsbeziehung – von der letzten Rechnung über aktive Projekte bis hin zu erfassten Kontakten. Leistungen und Zeiterfassung sind über die jeweiligen Projekte erreichbar, die direkt vom Kundendetail aus zugänglich sind. Dadurch erhältst du einen vollständigen Überblick über alle Aktivitäten mit diesem Kunden.

Lifecycleverwaltung

Kunden durchlaufen die Status Aktiv, Inaktiv und Archiviert. Aktive Kunden können uneingeschränkt genutzt werden – Projekte erstellen, Leistungen erfassen, Rechnungen schreiben und Kontakte verwalten. Inaktive Kunden bleiben vollständig erhalten, werden aber nicht mehr aktiv betreut. Archivierte Kunden erscheinen standardmässig nicht mehr in der Übersicht, können aber über Filter jederzeit wieder angezeigt und reaktiviert werden. Eine Archivierung löscht niemals Daten – historische Rechnungen, Projekte und Zeiterfassung bleiben jederzeit verfügbar.

Pläne & Limits

Die Kundenverwaltung ist in allen Plänen verfügbar – mit unterschiedlichen Limits.

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